Japonijos įmonės į verslo susitikimus su užsieniečiais siunčia darbuotojus, kurie yra gerai išmokyti ir laisvai šneka angliškai. Todėl klientai, pamatę taip laisvai bendraujančius atstovus, kurie puikiai reiškia mintis ir veda pokalbį, greitai pamiršta, kur yra ir pasijunta kaip namie. Tai išorinė apgaulė – nors šie žmonės ir atrodo kaip savi, jie vis tiek mąsto kaip japonai, todėl reikia šiek tiek prie jų prisitaikyti ir nepamiršti pagrindinių verslo susitikimo taisyklių, apie kurias plačiau papasakosiu šiame straipsnyje.

Atvykus į įmonę, jus pasitiks, pasveikins atvykus, nusives į sutikimų kambarį, pasiūlys kavos ar arbatos, apsikeisite vizitinėmis. Tuomet ramiu veidu išklausys viską, ką jūs sakysite, peržiūrės jūsų prezentaciją, ves užrašus, linguos galva, po pristatymo užduos kelis klausimus, šypsosis, bet nesileis į didesnes diskusijas. Gali pasirodyti, kad susitikimas labai formalus ir nepavykęs, tačiau formalumas ir mandagumas yra pagrindinės vertybės bendraujant.

Tad pirma taisyklė – mandagumas. Ne kartą girdėjau kaip japonai, šnekėdami angliškai, yra labai pagarbūs, vartoja daug formalių žodžių, kai tuo metu europiečiai išreiškia mintis tiesiogiai, pavyzdžiui, atkerta `ne`, kas juos išmuša iš vėžių ir jų akimis atrodo įžūlu. Kelių minučių pauzės pokalbio metu, sakyčiau, yra netgi rekomenduotinos, nebandykite tylos užpildyti plepalais – jie tiesiog turi pagalvoti prieš pasakant ir tam reikia skirti laiko. Jokiu būdu neskubinkite – antra taisyklė – kantrybė.

Yra ir kitas variantas – taip pat dažnai pasitaikantis – kai japonai nešneka angliškai (išvis) ir į verslo susitikimą pasikviečia vertėją. Tuomet visas dėmesys yra vertėjai, kuri dažnai versdama interpretuoja, tad informacija bus pateikiama taip, kaip vertėja ją supras. Toks bendravimas gali pasirodyti varginantis, reikalaujantis daug kantrybės. Japonai moka būti šalti ir be galo mandagūs tokioje situacijoje, jie toleruos visas vertėjos klaidas, skirs jai daugiau dėmesio nei jums. Tačiau dėl to nereikėtų per daug jaudintis – jei jie tikrai domisi jūsų produktu ar paslaugomis, susitikimų bus daugiau ir vertėjo problema vėliau bus įspręsta. Pirmi kartai tik `apsiuostymas`.  

Japonijos verslo kultūra dažnai apibūdinima kaip `wining and dining`. Jie klientus nusiveda brangios vakarienės ir išgerti, todėl dažnai užseniečiai galvoja, kad jei jie leidžia pinigus – vadinasi investuoja į gerus verslo santykius. Tačiau tai gali būti ir klaidinga interpretacija, jie tiesiog yra mandagūs ir elgiasi pagarbiai su visais svečiais, nepriklausomai nuo to, ar susitarimas įvyks, ar ne. Tad nereikėtų daryti skubotų išvadų. Santykiai jiems tiesiog neatsiranda iš niekur – juos reikia „pastatyti“.

Labai nenustebkite, jei vizito metu teks išklausyti visą įmonės istoriją nuo XIX amžiaus pradžios, pažiūrėti į ex vadovų portretus, kabančius ant sienų, apeiti visus skyrius, kurie yra įmonėje (o jų būna daug, nes įmonės didelės). Galit pasijusti kaip vaikščiodami po muziejų su gidu – tai taip pat yra santykių `statybų` dalis.

Japonai labai didžiuojasi savo darbu ir priklausymu ilgą istoriją turinčiai įmonei. Tad pirmąjį susitikimą, nesvarbu ar tai būtų įmonėje, ar viešojoje erdvėje, ar jūs būtumėte susitarę susitikti, ar tik prasilenkėte renginyje – jie pirmiausia sveikinsis ir norės apsikeisti vizitinėmis kortelėmis. Dažnai toks intensyvus prisistatymas gąsdina – jie prieina prie nepažystamo žmogaus ir iškart duoda vizitinę kortelę. Tačiau Japonija yra įmonės darbuotojų šalis ir vizitinė kortelė simbolizuoja statusą ir priklausymą organizacijai, kuo jie labai didžiuojasi – todėl bendravimas prasideda nuo vizitinių kortelių. Trečia taisyklė – labai pagarbiai elgtis su vizitine kortele, paimti ją abiem rankom, jokiu būdu nežaisti, nerašyti ant jos. Pokalbio metu laikyti ant stalo priešais save ir išeinant būtinai nepamiršti jos pasiimti.

Ketvirta taisyklė –  neišsišokti su savo išvaizda, nes jūs esate svečias, tad, šiuo atveju, jums reikia prisitaikyti. Moterims – nuogi pečiai, trumpi sijonai, permatomi rūbai, bent šiek tiek didesnės iškirptės – griežtai ne. Vyrams – sportbačiai, Polo tipo marškinėliai, juodas kaklaraištis (tik į laidotuves), barzda (asocijuojasi su neprisižiūrėjimu), ryškios spalvos yra nepriimtinos. Aišku, būsite toleruojami, kad ir kaip atrodysite, bet siūlyčiau neišsišokti. Juodos kelnės ir balti marškiniai – variantas, su kuriuo niekad neprašausite.

Penkta taisyklė – reikia nepamiršti suvenyro/dovanos. Tai simbolizuoja norą bendrauti. Puikiai tinka sausainiai ar saldainiai – būtinai gražiai supakuoti. Sakyčiau, kad pakuotė yra daug svarbesnė už turinį. Viskas, ką galima suvartoti ir pasidalinti su grupe žmonių. Jei vešite alkoholį – tai kuo stipresnį (kažkodėl žavisi laipsniais, trauktinė puikiai tinka). Jei norite padovanoti kažką asmeniškai vadovui (bet tik tuo atveju, jei jūsų santykiai jau yra „statyti“ iš seniau) – tai puikiai tinka tradiciniai suvenyrai: rankšluosčiai, lino dirbiniai, arbata. Tačiau įteikti irgi turite privačiai ir vis tiek reikia grupinės dovanos (pvz., saldainių). Dovanos dažniausiai bus išpakuojamos jums išvykus, pasidalinant su bendradarbiais, pertraukos metu.

Šešta taisyklė – griežtai nevėluoti, būti bent 10-15 min. anksčiau. Jei susirinkimas suplanuotas dviejų valandų trukmės – tai jokiu būdu neužtęsti ilgiau. Paskambinti porą valandų prieš susitikimą ir pasakyti, kad jums viskas ‘ok’ ir atvažiuojate – būtų mandagu.

Septinta taisyklė – nieko niekada nepamiršti, ką sakėte. Todėl geriausia viską užsirašyti, nes jūsų žodis, šiuo atveju, tolygus pasirašytam dokumentui. Ir apskritai, užsirašinėjimas pokalbio metu rodo jūsų susidomėjimą.

Aštunta taisyklė – bendro pobūdžio – nepulti spausti rankos, jei jums jos neduoda; nesiliesti prie žmonių (jokiu būdu – atstumas svarbu) ir nesėsti, kol jums nepasiūlė ir neparodė kur (sėdėjimas įmonėse turi šiokias tokias taisykles ir neaišku ar įmonė jų laikosi, ar ne, tad geriau palaukite, kol būsite pasodinti).

Tinka visos standartinės draugiškos pokalbių temos – maistas, įspūdžiai iš kelionės, ką veiksite po susitikimo, sportas ir t. t. Paklauskite, ką paragauti `special` iš jų miesto, parodykite, kad domitės jų kultūra, ir viskas – sveikinu – jūs jau susidraugavote.

O apibendrinant pasakysiu, kad knygų apie susitikimus su japonais skaityti tikrai nereikia. Tad jei nebus arbatos ceremonijos (o 99 proc. jos ir nebus) – ašaros nebraukite – laikui bėgant tradicijų versle lieka vis mažiau.